Hinweis: Dieser Artikel ist keine Steuerberatung. Er fasst die veröffentlichten Regelungen der Finanzverwaltung und die handelsrechtlichen Grundlagen zusammen, Stand September 2026, und richtet sich an Geschäftsführer, die vor einer Investition in Software die Größenordnung der steuerlichen Wirkung verstehen möchten. Wie die Regeln auf Ihr Unternehmen anzuwenden sind, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
Wer Software entwickeln lässt, gibt oft einen fünfstelligen Betrag aus. Wie dieser Betrag in der Buchhaltung landet, entscheidet darüber, ob er den Gewinn im Investitionsjahr mindert oder über mehrere Jahre verteilt wird. Seit 2021 erlaubt die Finanzverwaltung eine Nutzungsdauer von nur einem Jahr, ausdrücklich auch für individuell angepasste Anwendungen. Gleichzeitig gelten weiter Regeln, die zwischen gekaufter und selbst erstellter Software unterscheiden, und die Handelsbilanz folgt der Steuerbilanz nicht automatisch.
Software ist ein immaterielles Wirtschaftsgut
Grundlage für alles Weitere: Anwendungssoftware, ob Standard oder individuell, gilt steuerlich und handelsrechtlich als immaterielles Wirtschaftsgut. Sie ist keine Dienstleistung und kein Verbrauchsmaterial, sondern ein Wert, der dem Unternehmen über längere Zeit dient. Deshalb wird sie in der Regel aktiviert, also als Anlagevermögen erfasst, und über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben. Drei Ausnahmen sind praktisch wichtig: sehr günstige Programme (Trivialprogramme), selbst erstellte Software und die seit 2021 mögliche einjährige Nutzungsdauer.
Die einjährige Nutzungsdauer nach dem BMF-Schreiben
Bis 2020 galt: Standardsoftware wurde über drei Jahre abgeschrieben, ERP-Systeme und vergleichbare Individualsoftware nach dem BMF-Schreiben vom 18.11.2005 über fünf Jahre. Mit dem BMF-Schreiben vom 26.02.2021, ersetzt und ergänzt durch das Schreiben vom 22.02.2022 (IV C 3 – S 2190/21/10002 :025, BStBl I 2022 S. 187), hat die Finanzverwaltung diese Nutzungsdauern deutlich verkürzt.
Die Kernaussagen:
- Für Computerhardware und für Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung kann eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden (Rz. 1).
- Der Softwarebegriff umfasst neben Standardanwendungen ausdrücklich auch „auf den individuellen Nutzer abgestimmte Anwendungen wie ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme oder sonstige Anwendungssoftware zur Unternehmensverwaltung oder Prozesssteuerung“ (Rz. 5). Individualsoftware, die Ihre Abläufe abbildet, fällt damit unter die Regelung.
- Die Regelung gilt für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2020 enden, und darf auch auf früher angeschaffte Software angewandt werden, bei der bisher eine längere Nutzungsdauer lief (Rz. 6).
- Es handelt sich formal nicht um eine Sofortabschreibung, sondern um eine lineare Abschreibung mit verkürzter Nutzungsdauer (Rz. 1.1). Die Software ist weiter ins Anlageverzeichnis aufzunehmen (Rz. 1.2).
- Es wird nicht beanstandet, wenn die Abschreibung im Jahr der Anschaffung in voller Höhe erfolgt, also ohne die sonst übliche monatsgenaue Aufteilung nach § 7 Abs. 1 Satz 4 EStG (Rz. 1.4). Eine im November fertiggestellte Anwendung kann damit noch im selben Jahr vollständig abgeschrieben werden.
- Sie dürfen von der einjährigen Nutzungsdauer auch abweichen und weiterhin über drei oder fünf Jahre abschreiben (Rz. 1.2), etwa um Gewinne zu glätten.
Für Sie als Auftraggeber heißt das: Eine Individualsoftware für 40.000 Euro, die im Oktober in Betrieb geht, kann steuerlich vollständig im selben Jahr als Aufwand wirken. Bei rund 30 Prozent Steuersatz einer GmbH sind das etwa 12.000 Euro weniger Steuerlast im Investitionsjahr statt verteilt über fünf Jahre. Eine zeitliche Verschiebung, kein Geschenk, aber eine, die Liquidität schont.
Gekauft oder selbst erstellt: die entscheidende Weiche
Ob Software überhaupt aktiviert werden darf oder muss, hängt davon ab, wie sie ins Unternehmen kommt. Hier unterscheiden sich Handels- und Steuerrecht.
Extern entwickelte Individualsoftware (Werkvertrag)
Beauftragen Sie einen Softwareentwickler oder eine Agentur, eine Anwendung für Sie zu bauen, und erhalten Sie gegen Zahlung das fertige Werk mit allen Rechten, liegt ein entgeltlicher Erwerb vor. Steuerlich ist die Software dann ein aktivierungspflichtiges immaterielles Wirtschaftsgut: § 5 Abs. 2 EStG erlaubt den Ansatz immaterieller Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens nur, wenn sie entgeltlich erworben wurden, und genau das ist hier der Fall. Handelsrechtlich gilt das Vollständigkeitsgebot nach § 246 Abs. 1 HGB: Aktivierungspflicht.
Zu den Anschaffungskosten zählen neben dem Entwicklungspreis auch die Kosten, um die Software betriebsbereit zu machen: Einrichtung, Datenübernahme, Anpassung an Ihre Umgebung. Nicht dazu gehören Schulungen und die laufende Wartung.
Oft übersehen: Die Abgrenzung zwischen Erwerb und Herstellung richtet sich nach der Vertragsgestaltung. Bei einem Werkvertrag mit festem Ergebnis und Festpreis trägt der Entwickler das Herstellungsrisiko, Sie erwerben. Arbeitet ein externer Entwickler dagegen auf Stundenbasis nach Ihren Weisungen in Ihrem Team, kann steuerlich eine Herstellung durch Sie vorliegen, mit den Folgen des nächsten Abschnitts. Ein Angebot mit klar beschriebenen Etappen und Festpreis pro Etappe ist deshalb auch buchhalterisch die sauberere Variante. Lassen Sie die Einordnung Ihres Vertrags vom Steuerberater prüfen.
Selbst erstellte Software (eigene Mitarbeiter)
Entwickeln Ihre eigenen Angestellten die Software, gilt steuerlich das Aktivierungsverbot des § 5 Abs. 2 EStG: Die Personalkosten und alle weiteren Entwicklungskosten sind sofort Betriebsausgabe. Das klingt nach Vorteil, bedeutet aber auch, dass die Software in der Steuerbilanz nicht als Vermögen erscheint.
Handelsrechtlich besteht dagegen nach § 248 Abs. 2 HGB ein Aktivierungswahlrecht für selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens. Aktiviert werden dürfen nur die Kosten der Entwicklungsphase, nicht die der Forschungsphase (§ 255 Abs. 2a HGB), und nur, wenn die Fertigstellung wahrscheinlich ist und die Kosten verlässlich zugeordnet werden können. Wer das Wahlrecht nutzt, verbessert das Bilanzbild, muss aber eine Ausschüttungssperre nach § 268 Abs. 8 HGB beachten und weist passive latente Steuern aus, weil Handels- und Steuerbilanz auseinanderfallen. Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ist der Verzicht auf die Aktivierung die einfachere Wahl.
Trivialprogramme bis 800 Euro netto
Computerprogramme, deren Anschaffungskosten 800 Euro netto nicht übersteigen, behandelt die Finanzverwaltung typisierend als Trivialprogramme und damit als abnutzbare, bewegliche und selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter (R 5.5 Abs. 1 Satz 2 und 3 EStR; der Richtlinientext nennt noch den alten Wert von 410 Euro, seit 2018 gilt die GWG-Grenze von 800 Euro). Sie können als geringwertige Wirtschaftsgüter nach § 6 Abs. 2 EStG im Anschaffungsjahr vollständig abgezogen werden; alternativ ist zwischen 250 und 1.000 Euro der Sammelposten über fünf Jahre möglich. Die Grenze liegt auch 2026 unverändert bei 800 Euro; die im Wachstumschancengesetz diskutierte Anhebung auf 1.000 Euro kam nicht. Für Individualsoftware spielt die Regel kaum eine Rolle, für gekaufte Lizenzen und Plugins im Umfeld eines Projekts schon.
Handelsbilanz und Steuerbilanz fallen auseinander
Die einjährige Nutzungsdauer ist eine steuerliche Regelung. Das Handelsrecht verlangt in § 253 Abs. 3 HGB eine planmäßige Abschreibung über die tatsächliche voraussichtliche Nutzungsdauer. Das Institut der Wirtschaftsprüfer hat klargestellt, dass die steuerliche Fiktion von einem Jahr in der Regel nicht den tatsächlichen Verhältnissen entspricht und deshalb nicht in den handelsrechtlichen Abschluss übernommen werden kann. In der Praxis wird handelsrechtlich meist über drei bis fünf Jahre abgeschrieben, für umfangreiche ERP-Systeme auch länger. Die Folgen:
- Sie führen für die Software zwei Werte: den steuerlichen (nach einem Jahr null) und den handelsrechtlichen (Restbuchwert über mehrere Jahre).
- Kapitalgesellschaften, die nicht klein im Sinne des § 267 HGB sind, müssen für die Differenz passive latente Steuern nach § 274 HGB bilden. Kleine Kapitalgesellschaften sind davon befreit (§ 274a HGB).
- Eine Einheitsbilanz, in der Handels- und Steuerbilanz identisch sind, ist bei Nutzung der einjährigen Nutzungsdauer nicht mehr möglich.
Wer den Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, hat keine Handelsbilanz. Die Abschreibungsregeln gelten trotzdem: Software des Anlagevermögens wird nach § 4 Abs. 3 Satz 3 EStG abgeschrieben, wahlweise über ein Jahr.
Wartung, Hosting und Weiterentwicklung
Nach der Fertigstellung entstehen weitere Kosten, und nicht alle werden gleich behandelt.
Laufende Kosten wie Hosting, Server, Monitoring, Support, Sicherheits-Updates und Fehlerbehebung sind sofort abziehbare Betriebsausgaben. Sie erhalten die Funktionsfähigkeit, schaffen aber nichts Neues. Das BMF-Schreiben vom 18.11.2005 zu ERP-Software, das für Fragen der Abgrenzung weiterhin herangezogen wird, ordnet auch Wartungsverträge und die Bereitstellung von Updates, Versions- und Releasewechseln als Erhaltungsaufwand ein (Rz. 16), obwohl darin Elemente einer Verbesserung stecken können. Was ein Betreuungsmodell für Wartung und Betrieb umfasst, steht auf der Leistungsseite.
Weiterentwicklung ist anders zu beurteilen, wenn sie die Software wesentlich erweitert: Eine neue Funktionalität, ein neuer Anwendungsbereich, ein zusätzliches Modul oder wesentliche Änderungen am Programmablauf gelten als Erweiterung oder wesentliche Verbesserung und damit als nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten (BMF vom 18.11.2005, Rz. 8 und 9). Sie werden dem Wirtschaftsgut zugeschlagen und über die Restnutzungsdauer abgeschrieben. Wird die Erweiterung durch eigene Mitarbeiter entwickelt, greift wieder das Aktivierungsverbot, und die Kosten sind sofort Betriebsausgabe.
Bei einjähriger Nutzungsdauer verliert diese Unterscheidung an Schärfe: Ob eine extern entwickelte Erweiterung sofort als Wartung abgezogen oder aktiviert und im selben Jahr abgeschrieben wird, führt steuerlich zum gleichen Ergebnis. Für die Handelsbilanz bleibt die Abgrenzung relevant. Lassen Sie sich Rechnungen für Wartung und für Erweiterungsetappen deshalb getrennt ausstellen.
Fallkonstellationen im Überblick
| Fallkonstellation | Steuerbilanz | Handelsbilanz |
|---|---|---|
| Individualsoftware extern per Werkvertrag entwickelt, über 800 € | Aktivierungspflicht als immaterielles Wirtschaftsgut; Abschreibung wahlweise über 1 Jahr (BMF 22.02.2022) oder länger | Aktivierungspflicht; planmäßige Abschreibung über tatsächliche Nutzungsdauer, meist 3 bis 5 Jahre |
| Software durch eigene Mitarbeiter entwickelt | Aktivierungsverbot (§ 5 Abs. 2 EStG); Kosten sofort Betriebsausgabe | Wahlrecht (§ 248 Abs. 2 HGB) für Entwicklungskosten; bei Aktivierung Ausschüttungssperre und latente Steuern |
| Externer Entwickler auf Stundenbasis nach Weisung, Risiko beim Auftraggeber | Je nach Vertrag möglicherweise Herstellung, dann Aktivierungsverbot; Einzelfall prüfen | Wie selbst erstellte Software |
| Gekaufte Standardsoftware oder Lizenz bis 800 € netto | Trivialprogramm, GWG, Sofortabzug (§ 6 Abs. 2 EStG) oder Sammelposten | Sofortaufwand üblich |
| Gekaufte Standardsoftware über 800 € | Aktivierung; Nutzungsdauer wahlweise 1 Jahr oder länger | Aktivierung; meist 3 Jahre |
| Laufende Wartung, Hosting, Support, Bugfixes | Sofort Betriebsausgabe | Sofort Aufwand |
| Wartungsvertrag inkl. Updates und Releasewechsel | Erhaltungsaufwand (BMF 18.11.2005, Rz. 16) | Aufwand; bei wesentlicher Erweiterung Aktivierung prüfen |
| Weiterentwicklung mit neuen Funktionen, extern beauftragt | Nachträgliche Anschaffungskosten; Abschreibung über Restnutzungsdauer, bei 1 Jahr faktisch sofort | Nachträgliche Anschaffungskosten; Restnutzungsdauer |
| Weiterentwicklung durch eigene Mitarbeiter | Aktivierungsverbot, sofort Betriebsausgabe | Wahlrecht wie bei Eigenentwicklung |
| SaaS-Miete, monatliche Abo-Gebühren | Sofort Betriebsausgabe, keine Aktivierung | Sofort Aufwand |
Was das für Ihre Investitionsentscheidung bedeutet
Die steuerliche Behandlung sollte nicht darüber entscheiden, ob Sie Individualsoftware entwickeln lassen. Sie kann aber beeinflussen, wann Sie investieren und wie der Vertrag gestaltet ist:
- Fällt das Projekt in ein Jahr mit hohem Gewinn, mindert die einjährige Nutzungsdauer die Steuerlast genau dort, wo sie am höchsten wäre.
- Ein Werkvertrag mit Festpreis pro Etappe sorgt für eine klare Einordnung als Erwerb und für eindeutig zuordenbare Rechnungen.
- Die Handelsbilanz zeigt die Software weiter als Vermögen, auch wenn sie steuerlich abgeschrieben ist. Für Bankgespräche ist das kein Nachteil.
Klären Sie vor der Beauftragung zwei Fragen mit Ihrem Steuerberater: Soll die einjährige Nutzungsdauer genutzt werden, und wie soll der Vertrag gestaltet sein, damit die Einordnung eindeutig ist.
Quellen
- BMF-Schreiben vom 22.02.2022, IV C 3 – S 2190/21/10002 :025, BStBl I 2022 S. 187 („Nutzungsdauer von Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung“), ersetzt das Schreiben vom 26.02.2021; abgedruckt im Amtlichen Einkommensteuer-Handbuch, Anhang 1 V.
- BMF-Schreiben vom 18.11.2005, IV B 2 – S 2172 – 37/05, BStBl I 2005 S. 1025 („Bilanzsteuerrechtliche Beurteilung von Aufwendungen zur Einführung eines betriebswirtschaftlichen Softwaresystems (ERP-Software)“); abgedruckt im Amtlichen Einkommensteuer-Handbuch, Anhang 9 XII.
- § 5 Abs. 2 EStG (Aktivierungsverbot für nicht entgeltlich erworbene immaterielle Wirtschaftsgüter), § 6 Abs. 2 und 2a EStG (geringwertige Wirtschaftsgüter, Sammelposten), § 7 Abs. 1 EStG (lineare Abschreibung).
- R 5.5 Abs. 1 EStR (Trivialprogramme).
- § 246 Abs. 1 HGB, § 248 Abs. 2 HGB, § 253 Abs. 3 HGB, § 255 Abs. 2a HGB, § 268 Abs. 8 HGB, § 274 HGB.
Noch einmal der Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung und gibt den Stand September 2026 wieder. Verwaltungsanweisungen und Grenzwerte können sich ändern. Bitte besprechen Sie die Anwendung auf Ihren Fall mit Ihrem Steuerberater.
Erste Einschätzung ist kostenlos
Wenn Sie eine Investition in Software planen und wissen möchten, in welcher Größenordnung sie liegt und wie sich das Vorhaben in Etappen mit Festpreis aufteilen lässt, beschreiben Sie Ihren Ablauf in eigenen Worten. Sie erhalten innerhalb von 24 Stunden eine erste Einschätzung, ob und wie sich eine Lösung lohnt. Die erste Einschätzung ist kostenlos und unverbindlich; die steuerliche Gestaltung klären Sie anschließend mit Ihrem Steuerberater.
