Die Frage nach den Kosten kommt in fast jedem ersten Gespräch, und die ehrliche Antwort „Das hängt vom Umfang ab“ hilft niemandem, der ein Budget planen muss. Dieser Artikel nennt deshalb konkrete Spannen: was kleine Werkzeuge, Webanwendungen, Kundenportale und komplexe Individualsoftware im Jahr 2026 üblicherweise kosten, welche Stundensätze im deutschsprachigen Raum verlangt werden, welche Faktoren den Preis nach oben treiben und was nach der Fertigstellung auf Sie zukommt.
Die Zahlen stammen aus eigenen Projekten, aus Angeboten, die Kunden mir zum Vergleich vorgelegt haben, und aus dem, was Kollegen und Agenturen im Markt aufrufen. Sie sind Orientierung, kein Angebot. Ein belastbarer Preis entsteht erst nach einer Analyse Ihres konkreten Ablaufs.
Preisspannen nach Projekttyp
Software lässt sich grob in vier Größenklassen einteilen. Die Grenzen sind fließend, aber die Klassen helfen, ein Vorhaben einzuordnen, bevor ein Angebot vorliegt.
| Projekttyp | Typischer Umfang | Preisspanne (netto) | Dauer |
|---|---|---|---|
| Kleine Automatisierung oder internes Tool | Ein Prozess, wenige Nutzer, ein bis zwei Datenquellen, kein aufwendiges Design | niedriger vierstelliger Bereich bis ca. 15.000 € | Tage bis wenige Wochen |
| Webanwendung, Kundenportal, MVP | Login, Rollen, Datenbank, ein bis drei Schnittstellen, Import bestehender Daten | ca. 15.000 bis 60.000 € | 6 bis 16 Wochen |
| Komplexe Individualsoftware | Mehrere Rollen und Abteilungen, mehrere Schnittstellen, Datenmigration, Freigabe-Workflows, Reporting | 60.000 bis 150.000 € und mehr | 4 bis 12 Monate, in Etappen |
| Enterprise-System | Viele Standorte, Mandanten, Compliance-Anforderungen, Anbindung an SAP oder vergleichbare Systeme | ab 150.000 €, oft deutlich darüber | über ein Jahr |
Ein paar Beispiele zur Einordnung: Ein Werkzeug, das jeden Morgen Bestellungen aus einer Mailbox liest und strukturiert ins Warenwirtschaftssystem schreibt, ist die erste Klasse. Ein Kundenportal, in dem B2B-Kunden Aufträge, Rechnungen und Lieferstatus aus dem ERP sehen, ist die zweite. Eine Auftragsverwaltung mit Vertrieb, Disposition, Buchhaltung, Kundenzugang und Anbindung an drei Bestandssysteme ist die dritte.
Wer eine App entwickeln lassen möchte, kann sich an derselben Tabelle orientieren. Eine Progressive Web App kostet etwa so viel wie eine Webanwendung gleicher Funktion, weil sie technisch eine ist. Zwei getrennte native Apps für iOS und Android verdoppeln den Aufwand für Oberfläche und Tests, das Backend bleibt gleich.
Stundensätze im deutschsprachigen Raum
Die meisten Angebote basieren, offen oder verdeckt, auf einem Stundensatz multipliziert mit einer Aufwandsschätzung. Die Sätze für erfahrene Entwickler in Deutschland, Österreich und der Schweiz liegen 2026 in diesen Bereichen:
| Anbieter | Stundensatz (netto) | Was Sie dafür bekommen |
|---|---|---|
| Freiberuflicher Entwickler, erfahren | 80 bis 130 € | Direkter Kontakt zur Person, die umsetzt; kein Overhead für Vertrieb und Projektleitung |
| Kleine Agentur oder Studio | 100 bis 150 € | Mehrere Disziplinen unter einem Dach, Vertretung bei Ausfall |
| Größere Agentur, Beratungshaus | 130 bis 180 € | Prozesse, Zertifizierungen, Ansprechpartner pro Rolle, Kapazität für große Teams |
| Nearshore (Osteuropa) | 35 bis 70 € | Günstigere Stunden, aber Koordination, Sprache und Zeitverschiebung verursachen eigenen Aufwand |
| Offshore (Südasien) | 20 bis 45 € | Sehr günstige Stunden, hoher Abstimmungs- und Qualitätssicherungsaufwand auf Ihrer Seite |
Der Stundensatz ist der am häufigsten verglichene und der am wenigsten aussagekräftige Wert. Ein erfahrener Entwickler, der Ihr Problem in 60 Stunden löst, ist günstiger als ein günstiger Entwickler, der 150 Stunden braucht und dessen Ergebnis Sie anschließend nachbessern lassen. Fragen Sie deshalb nicht nach dem Stundensatz, sondern nach dem Gesamtpreis für eine klar beschriebene Etappe.
Was den Preis nach oben treibt
Zwei Anwendungen, die auf dem Papier ähnlich klingen, können sich im Preis um den Faktor drei unterscheiden. Verantwortlich sind fast immer dieselben Kostentreiber.
Anzahl der Rollen
Jede zusätzliche Nutzerrolle bringt eigene Ansichten, Rechte und Sonderfälle mit. Eine Anwendung für ein Team mit gleichen Rechten ist einfach. Vertrieb, Buchhaltung, Lager, externe Kunden und Administration mit jeweils eigenen Berechtigungen und Freigabestufen sind fünf Anwendungen in einer.
Schnittstellen
Die Anbindung an ein Bestandssystem klingt nach einem Punkt auf der Liste, ist aber oft ein Viertel des Aufwands. Gut dokumentierte REST-APIs moderner Systeme sind in Tagen angebunden. Ein ERP, das nur CSV-Exporte auf einen Netzwerkordner schreibt, oder eine Schnittstelle, deren Dokumentation nicht zur Realität passt, kostet Wochen. Was Sie hier vorab klären können, steht im Abschnitt zu Systemintegration.
Datenmigration
Bestehende Daten aus Excel, Access oder einem Altsystem müssen bereinigt, zugeordnet und geprüft werden. Bei sauberen Daten ist das eine Fingerübung. Bei 15 Jahren gewachsener Tabellen mit Dubletten, Freitext-Feldern und drei Schreibweisen für denselben Kunden ist die Migration ein eigenes Teilprojekt.
Sonderfälle
„Das ist eigentlich immer so, außer wenn …“ ist der teuerste Satz im Anforderungsgespräch. Jeder Sonderfall ist Logik, Oberfläche und Test. Zwanzig Sonderfälle verdoppeln den Aufwand für den betroffenen Bereich. Häufig lohnt es sich, seltene Fälle bewusst manuell zu lassen und nur den Regelfall zu automatisieren.
Design
Ein internes Werkzeug für fünf Kollegen braucht eine klare, aufgeräumte Oberfläche, aber kein individuelles Design. Ein Kundenportal, das Ihre Marke repräsentiert, oder ein Produkt, das gegen Wettbewerber antritt, braucht Gestaltung, Nutzertests und Feinschliff. Der Unterschied liegt bei 10 bis 30 Prozent des Gesamtbudgets.
Compliance und Sicherheit
Personenbezogene Daten, Gesundheitsdaten, Finanzdaten oder Vorgaben von Konzernkunden bringen Anforderungen an Protokollierung, Verschlüsselung, Rechtekonzepte, Löschfristen und Nachweise mit. Das ist kein Grund, darauf zu verzichten, aber ein Grund, es früh zu benennen, damit es im Angebot steht und nicht als Nachtrag kommt.
Laufende Kosten nach der Fertigstellung
Software ist nach der Übergabe nicht fertig. Sie läuft auf Servern, nutzt Bibliotheken, die Sicherheitsupdates brauchen, und trifft auf Anforderungen, die beim Start niemand kannte. Als Faustregel gelten 15 bis 20 Prozent der Entwicklungskosten pro Jahr für Betrieb und Pflege. Bei einer Anwendung für 40.000 Euro sind das 6.000 bis 8.000 Euro jährlich.
Diese Summe verteilt sich ungefähr so:
- Hosting und Infrastruktur: Für eine typische Geschäftsanwendung auf europäischer Infrastruktur 30 bis 150 Euro im Monat. Nur bei großen Datenmengen oder hohem Traffic mehr.
- Wartung und Updates: Framework-Updates, Sicherheits-Patches, Anpassungen an geänderte Schnittstellen. Der Löwenanteil der laufenden Kosten.
- Monitoring und Support: Jemand, der sieht, wenn etwas ausfällt, und erreichbar ist, wenn Nutzer Fragen haben.
- Kleine Erweiterungen: Ein neues Feld, ein Export, ein geänderter Freigabeprozess. Zu klein für ein Projekt, zu wichtig zum Liegenlassen.
Was davon Sie tatsächlich brauchen, hängt von der Kritikalität ab. Ein internes Auswertungstool kann ein Wochenende ausfallen. Ein Kundenportal oder eine Bestellschnittstelle nicht. Details zu Modellen für Wartung und Betrieb finden Sie auf der Leistungsseite.
Festpreis pro Etappe oder Zeit und Material
Es gibt zwei gängige Abrechnungsmodelle, und beide haben ihren Platz.
Zeit und Material bedeutet: Sie zahlen die geleisteten Stunden. Das ist fair, wenn der Umfang unklar ist oder sich laufend ändert, etwa in einer Analysephase, bei der Rettung eines festgefahrenen Projekts oder in der laufenden Wartung. Das Risiko liegt bei Ihnen: Wird es aufwendiger als geschätzt, zahlen Sie mehr.
Festpreis bedeutet: Ein definierter Umfang kostet eine definierte Summe. Das Risiko liegt beim Entwickler. Der Haken: Ein Festpreis für ein Gesamtprojekt über sechs Monate zwingt beide Seiten, alles vorab festzulegen, und bestraft jede Erkenntnis, die unterwegs entsteht. Deshalb hat sich ein Mittelweg bewährt: Festpreis pro Etappe. Jede Etappe hat einen klaren Umfang von zwei bis sechs Wochen und einen festen Preis. Nach jeder Etappe sehen Sie funktionierende Software und entscheiden, wie es weitergeht. Sie behalten die Kostenkontrolle, ohne die Flexibilität zu verlieren.
Nearshore und Offshore ehrlich eingeordnet
Die Stundensätze in Osteuropa oder Südasien sind deutlich niedriger, und es gibt dort ausgezeichnete Entwickler. Trotzdem fallen die Gesamtkosten in der Praxis oft nicht so stark wie erhofft, aus drei Gründen.
Erstens verschiebt sich Arbeit zu Ihnen: Anforderungen müssen schriftlich, vollständig und auf Englisch vorliegen, Rückfragen dauern einen Tag statt fünf Minuten, Abnahmen brauchen mehr Sorgfalt. Zweitens fehlt der Kontext: Wer die deutsche Buchhaltungspraxis, DATEV-Exporte oder die Erwartungen eines mittelständischen Einkäufers nicht kennt, baut technisch korrekt am Bedarf vorbei. Drittens ist die Frage nach dem Betrieb offen: Wer kümmert sich in zwei Jahren um das Update, wenn das Team gewechselt hat?
Nearshore lohnt sich für klar spezifizierte, gut abgegrenzte Aufgaben mit eigener technischer Leitung auf Ihrer Seite. Für ein Vorhaben, das aus einem Prozessproblem heraus entsteht und sich beim Bauen schärft, ist ein Ansprechpartner vor Ort, der den Prozess versteht, meist günstiger, auch wenn die Stunde mehr kostet.
Wie Sie Angebote vergleichen
Zwei Angebote für dasselbe Vorhaben unterscheiden sich häufig um 50 Prozent oder mehr. Bevor Sie das günstigere nehmen, prüfen Sie diese Punkte:
- Ist der Umfang identisch? Steht in beiden Angeboten dieselbe Liste an Funktionen, Rollen und Schnittstellen? Fehlt Datenimport, Rechteverwaltung oder Testphase in einem, ist es nicht günstiger, sondern unvollständig.
- Was ist mit Betrieb und Übergabe? Sind Deployment, Hosting-Einrichtung, Dokumentation und Einweisung enthalten oder Extraposten?
- Wem gehört der Code? Sie sollten den vollständigen Quellcode erhalten und ihn ohne den Anbieter weiterentwickeln dürfen. Lizenzmodelle, die Sie binden, sind ein Kostenfaktor, der im Angebot nicht steht.
- Wer setzt um? Sprechen Sie mit der Person, die entwickelt, oder mit einem Vertrieb, der übergibt? Jede Übergabe kostet Information.
- Wie wird abgerechnet? Festpreis pro Etappe, Gesamtfestpreis oder nach Aufwand, und was passiert bei Änderungen?
- Was passiert nach der Übergabe? Gibt es ein Angebot für Wartung, oder endet die Beziehung mit der letzten Rechnung?
Ein Angebot, das diese Fragen offen beantwortet, ist selten das günstigste auf dem Papier, aber meistens das günstigste am Ende.
Wie Sie die Kosten senken
Die wirksamsten Hebel liegen nicht beim Stundensatz, sondern beim Umfang.
- Erste Version schlank halten. Welche eine Funktion löst das Problem, das heute am meisten Zeit kostet? Bauen Sie die zuerst, vollständig und sauber. Alles andere kommt in späteren Etappen, wenn Sie wissen, was wirklich gebraucht wird. Wer Individualsoftware entwickeln lässt, spart mit diesem Schritt regelmäßig ein Drittel des ursprünglich geplanten Budgets.
- Standard, wo Standard reicht. Login, Zahlungsabwicklung, E-Mail-Versand, PDF-Erzeugung oder Kalender müssen nicht selbst gebaut werden. Bewährte Bausteine sind günstiger und sicherer. Individuell wird nur, was Ihren Prozess ausmacht.
- Sonderfälle bewusst weglassen. Wenn ein Fall zweimal im Jahr vorkommt, darf er manuell bleiben. Die Software soll den Regelfall entlasten, nicht jeden Ausnahmefall abbilden.
- In Etappen entscheiden. Nach jeder Etappe steht funktionierende Software. Sie können pausieren, umsteuern oder abbrechen, ohne das gesamte Budget ausgegeben zu haben.
- Saubere Daten mitbringen. Wer vor dem Projekt seine Excel-Tabellen bereinigt und Begriffe vereinheitlicht, spart Migrationsaufwand und Rückfragen.
Erste Einschätzung ist kostenlos
Wenn Sie einordnen möchten, in welcher Größenklasse Ihr Vorhaben liegt, genügt eine Beschreibung des heutigen Ablaufs in eigenen Worten: Was passiert, wer ist beteiligt, welche Systeme sind im Spiel, was kostet Zeit. Sie erhalten innerhalb von 24 Stunden eine erste Einschätzung, ob und wie sich eine Lösung lohnt, und nach der Analyse ein Angebot mit klaren Etappen und Festpreis pro Etappe. Die erste Einschätzung ist kostenlos und unverbindlich.
